A habilidade de negociar é uma competência essencial para empresários, administradores, gestores, supervisores, vendedores. Corretores, compradores, diplomatas, advogados, empreendedores, líderes de equipes, e tantos outros profissionais também a utilizam com frequência. Muitas são as necessidades, os problemas, e as oportunidades que envolvem as negociações: comprar, vender, contratar prestadores de serviços, admitir promover realocar ou despedir funcionários, resolver pendências de atendimento e serviços ou de reclamações, conduzir e fechar negócios, abrir novos clientes, resgatar clientes inativos, negociar ou renegociar contratos, resolver disputas de poder…
Em todas essas situações é essencial saber negociar. Quer conduza um negócio comercial, atue como mediador em um litígio, ou como conciliador em um conflito, o negociador precisa conhecer a metodologia da negociação suas técnicas e táticas e saber aplicá-las com sabedoria, o que se adquire com estudo, treinamento, simulações, estudos de casos, com a experiência dos erros e acertos, e dos fracassos e sucessos vivenciados.
Planejar é imprescindível porque cada negociação é “única”, diferente de qualquer outra. Ao planejar para criar uma estratégia, o negociador tem que reunir o máximo possível de informações. Precisa considerar os fatores que podem afetar a negociação e o que fará para controlá-los. Necessita analisar previamente os fatos e, com a máxima isenção possível, entender as razões das partes envolvidas. Deve identificar os pontos fortes e fracos de cada um dos lados: o que favorece a si e o que pode favorecer o outro; o que enfraquece a sua condição e quais são as debilidades do outro. É necessário também que liste as possibilidades de acordo bem como as suas prováveis repercussões se este vier a se efetivar.
Negociar é uma atividade na qual as pessoas estão sob tensão e, às vezes, em situação de muita pressão. Por isso, o negociador precisa atuar com habilidade nas conversações pois terá que lidar com as expectativas, os objetivos, e as susceptibilidades da outra parte. Deverá manter-se atento e concentrado para analisar o que o seu interlocutor diz e o que ele deixou transparecer por meio de atitudes, sentimentos, emoções. Identificar os “sinais não verbais” do outro é imprescindível para que perceba e interprete as intenções não manifestas pelas palavras que o outro disse.
O bom negociador fala pouco e escuta muito. Pergunta, reflete sobre o que escutou, interpreta as respostas e administra as objeções do interlocutor. Interage com cautela para não ficar suscetível aos argumentos do outro. Mantém-se calmo e paciente frente a solicitações indevidas e até mesmo diante de tentativas de manipulação. Se isso ocorre, faz um comentário que não reforça a colocação inadequada do outro, mas resiste às pressões apresentando alternativas às solicitações ou às “exigências descabidas” dele. Depois, retoma conversação do ponto onde houve alguma concordância anterior para trazer o interlocutor de volta ao ponto central.
Para ser eficaz o negociador precisa conhecer e utilizar a metodologia da negociação que envolve as variáveis: Informação, Tempo e Poder.
Informação é tudo aquilo que reduz incertezas. Além das informações obtidas na fase de planejamento antes da reunião, a estas devem ser acrescidas outras que serão conseguidas durante as conversações. Quanto mais informações relevantes o negociador possuir, maior a sua condição de utilizá-las com destreza e de por em prática a sua habilidade para direcionar os debates. É por meio das informações e do raciocínio estratégico que negociador usa as táticas de propor, de resistir a certas proposições, e de fazer contrapropostas. É assim que ele conduzirá a conversação em direção ao acordo, acordo este que deve beneficiar a ambos.
Tempo nas negociações não tem o sentido cronológico da palavra, tem a ver com os movimentos que cada parte faz em seu benefício: são os avanços e os recuos para manter e aumentar o poder de continuarem negociando. Pressa atrapalha, ansiedade também. Autocontrole ajuda, por isso é melhor “nunca ir com muita sede ao pote”. Quem fala demais utiliza mal o tempo e passa informações para o interlocutor. Quem pergunta e escuta com atenção as respostas do outro usa bem o tempo e se abastece de mais informações. O tempo favorece a quem utilizar bem o raciocínio estratégico, aquele que souber usar melhor as informações, que não se precipitar, e que argumentar com lógica.
A experiência em negociação leva à convicção de que saber esperar aumenta o poder de negociar. A técnica de negociar recomenda nunca ceder rapidamente. Mas, se for necessário ceder em algum aspecto é necessário condicionar a concessão que se poderá fazer “pedindo algo em troca”. E, para não perder poder, será melhor trocar “o que tem pouco valor para nós, mas que seja importante para o outro”. Portanto, com base no contexto e nas circunstâncias que envolvem o negócio, o negociador pode ser flexível se necessário mas precisa demonstrar firmeza em relação aos aspectos nos quais não pode ceder.
Nas conversações podem ocorrer impasses, situações nas quais as partes não querem ceder sua posição e agem como se estivessem em um beco sem saída. Mas sempre existem possibilidades, o segredo é não confrontar e não refutar uma colocação inaceitável do interlocutor. É preferível identificar o interesse dele em vez de rebater a posição que ele defende. Recontextualizar pode ajudar (“Isso não é possível nessa circunstância, mas poderia ser feito se…”). Todavia, haverá situações nas quais o negociador precisará usar de argumentos veementes e com firmeza. Contudo, o bom negociador preservará a qualidade do relacionamento, e mesmo quando disser não usará de um tom cordial, firme mas cordial.
As variáveis Informação e Tempo são “geradoras de PODER”. Ou seja, tudo o que o negociador precisa para conduzir uma negociação é de PODER: poder das informações, poder de utilizar bem o tempo, poder de argumentação, poder de resistir a provocações e colocações indevidas, poder de superar situações difíceis e embaraçosas sem confrontar, poder de influenciar o pensamento do interlocutor em direção a um acordo que compatibilize os objetivos de ambos.
Ao final das conversações, no fechamento, para que a negociação seja bem-sucedida e favoreça a implementação do acordo é necessário “agendar um compromisso” com a outra parte (quem faz o que e quando). É preciso também fazer “amarrações” que garantam que aquilo que foi combinado tenha validade para “aquela” negociação em particular, deixando claro para o interlocutor que em uma nova negociação as condições dos próximos negócios não partirão das disposições do acordo recém efetivado.
Em síntese, uma negociação será bem-sucedida se compatibilizou os objetos mútuos, se o que foi combinado facilita a implementação do acordo, se as partes têm uma sensação de ganho e, se for do interesse delas, que favoreça a continuidade do relacionamento.
Planejar a negociação para que seja bem-sucedida:
- Defina seu objetivo
- Imagine os objetivos do outro
- Levante informações
- Identifique o estilo do outro
- Prepare o cenário
- Prepare os recursos
- Imagine as objeções
- Prepare respostas às objeções
- Dimensione a duração da reunião
- Presuma as necessidades/expectativas
- Preveja as concessões que poderá fazer e as que vai solicitar
- Prepare uma planilha (valores, prazos, condições, concessões)
